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Las ventajas de la impresión como servicio

Los servicios gestionados de impresión, o MPS por sus siglas del inglés, pueden resultar útiles para lograr un control fino de las impresiones y bajar significativamente los costos en lo que refiere al mantenimiento y actualización del hardware, e incluso al recambio de insumos. Estos servicios construidos “a la medida” de las empresas en base a la oferta de los proveedores, permiten lograr un uso más racional de los equipos y los recursos, y al mismo tiempo liberan al personal de TI de las tareas de soporte. Conozca cómo funcionan y cómo podrían beneficiar a su organización.



Cuando las empresas comienzan a poner la lupa sobre cada actividad realizada, a fin de promover ahorros, salta a la vista que las impresiones pueden ser un pozo sin fondo, con impacto también en los objetivos medioambientales de la organización (como por ejemplo consumo de papel y de energía). Si bien se avanzó mucho en este sentido, instaurando, por ejemplo, un flujo de trabajos y aprobaciones que cada vez depende menos del papeleo físico, la realidad es que en algunos escenarios es posible disminuir y controlar aún más el nivel de gastos, transformando la impresión en un servicio.



En este sentido, la adopción de servicios de gestión de impresión (MPS por sus siglas del inglés) es una estrategia útil que permite un control fino de las impresiones, y bajar significativamente los costos en lo que refiere al mantenimiento y actualización del hardware, incluso al recambio de insumos. Además, puede contribuir a la sustentabilidad de la organización. Dichos servicios se pueden ofrecer partiendo de la base de impresoras ya instaladas, o agregando la opción de leasing operativo (similar al alquiler de equipos). Esta estrategia va a contramano de la práctica sumamente extendida en la década de los 80s y los 90s de una impresora por escritorio, y va un paso más allá de la adopción en aumento de impresoras departamentales. Proveedores de hardware como Xerox, HP, Ricoh, Lexmark y Canon están entre los líderes del mercado de MSPs, según el último Cuadrante Mágico de Gartner. La idea general de MSP es centrar el proceso de generación de documentos impresos en el proceso de impresión en lugar de hacerlo sobre los equipos de impresión.



Si bien muchas organizaciones podrían, en principio, gestionar sus impresoras de oficina activa y eficientemente, en realidad muchas no tienen el tiempo, los recursos humanos, la experiencia y el foco para hacerlo, destaca Gartner. De modo que es posible que no quieran o puedan hacerlo. Gartner agrega que las organizaciones que pueden gestionar su base instalada de impresoras, copiadoras y faxes pueden ahorrar entre un 10% y un 30%. Un MSP podría, en principio, llevar a cabo los cambios necesarios (de acuerdo con las necesidades del cliente) y producir ahorros, aportando el staff y el expertise necesario como para hacer un diagnóstico del estado de los sistemas de impresión y luego contribuir a su optimización, monitorizando luego la operación y aportando soporte proactivo. 






Beneficios de los servicios gestionados de impresión
La analista de IDC, Angele Boyd, habla sobre el futuro y los beneficios de los Managed Print Services.




Un informe reciente de Quocirca, realizado sobre PyMEs de Europa —cuyas observaciones parecen relevantes también a escala local—, destaca que muchas organizaciones operan hoy una infraestructura fragmentada de impresión, caracterizada por una mezcla de impresoras, copiadoras y escáneres, que tienen distintos insumos, y requisitos de soporte y mantenimiento. Esto lleva a una escalada en los costos de papel e insumos, y a un consumo no controlado del consumo de energía. Paralelamente, existen equipos subutilizados. “Además, pocas organizaciones tienen las herramientas para seguir y monitorear el uso de las impresoras, dejándolas expuestas a costos excesivos desconocidos”, agrega el informe, el cual además relva que dos tercios de las PyMEs consultadas no están satisfechas con la visibilidad que hoy tienen del uso de las impresoras y de los costos asociados a la impresión. En el top five de las preocupaciones de estas PyMEs aparece: 

• La reducción de los costos de mantenimiento. 
• El entendimiento del uso. 
• La reducción del consumo energético. 
• El control de costos. 
• Y el refuerzo de las políticas de impresión. 

Los beneficios 
Quocirca define MPS como el diagnóstico, la optimización y el Gerenciamiento proactivo del ambiente de impresión. Estos servicios son provistos por un tercero (puede ser el canal de un fabricante de equipos, un integrador o un proveedor de servicios), y tienen condiciones de prestación que se plasman en un contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement o SLA), que especificará las condiciones de alquiler de los equipos, en el caso en que los hubiera, alternativas de soporte técnico y mantenimiento, etc. El modelo de pago es variable, y va desde la suscripción mensual al costo por página. En algunos casos, el proveedor del servicio otorga a los responsables tecnológicos de negocios, herramientas online de gestión que permiten relevar el tipo de consumo de los equipos, divididos por oficinas o a escala departamento, lo cual permite detectar dónde están las mayores erogaciones y si éstas responden a un uso racional de los recursos de la empresa. 

Los beneficios de la adopción de MSP pueden resumirse en cuatro categorías: 

• Hacer que los costos bajen y sean predecibles, mediante la racionalización en el uso de la base de impresoras, o incluso cambiando el modelo de compra de hardware por el de alquiler. 
• Mejorar la productividad, a través de soporte y mantenimiento proactivo y de la posibilidad de desafectar al personal de TI de esas tareas. 
• Aumenta la seguridad y la cumplimentariedad de las políticas de la empresa. Un MSP puede incluso hacer relevamientos y auditorías sobre el uso de las impresoras. 
• Reducir el impacto ambiental. Esto se logra a través de la consolidación de equipos, y de las prácticas responsables de impresión. 

“Este tipo de servicios es una tendencia a nivel global —destaca Carlos Huergo, Country Manager de IPG (Grupo de Imagen e Impresión) de HP—. En la Argentina, varias empresas, de diferentes rubros, se volcaron a la contratación de este servicio”. 




HP MPS Managed Print Services
¿En qué consiste la oferta de MPS de HP?


“En HP apostamos a servicios como estos para lograr que las empresas fortalezcan su posición competitiva al aumentar la productividad, mejorar la seguridad, optimizar la gestión ambiental, disminuir los costos de operación y reinvertir en el crecimiento futuro. Con estos servicios, las empresas estarán transformando sus activos de imagen e impresión en una ventaja de negocios”, resume Huergo.


"El mercado en la Argentina está cada vez más proclive a adoptar este tipo de soluciones de valor. En los últimos años las empresas han entendido que su foco tiene que estar en dedicarse a su negocio, y no a sus servicios de impresión. Es por esto que recaen en servicios de tercerización de gestión documental. Si bien los clientes corporativos son los que más han entendido hasta ahora la importancia de migrar hacia una solución de este tipo, cada día más empresas medianas y pequeñas entienden cuán importante es para ellas avanzar en esta línea", aseguró María de los Ángeles Álvarez, gerente de Producto de Oficina y Soluciones de Valor de Xerox.

Las empresas que pueden aprovechar estos beneficios no están circunscriptas por el tamaño, sino más bien por la intensidad del uso que hagan de sus impresoras, la necesidad de control que deseen ejercer sobre dicho uso, a fin de lograr eficiencias, y las dificultades de soporte y mantenimiento que tenga la organización. El primer paso para saber si una empresa puede beneficiarse es consultar con el proveedor para que realice un diagnóstico del estado de la infraestructura de impresión y su uso, y ofrezca alternativas.


Fuente: ITSitio.com Enterprise

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