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Cómo hacer más flexible los PDFs

 

El formato PDF es uno de los más ampliamente utilizados dentro de las empresas, dado que garantiza la integridad del documento y una apariencia similar a la del impreso en papel. Las aplicaciones son innumerables: papers técnicos y científicos, folletos, presentaciones, informes, e-books, revistas electrónicas, listas de precios o incluso como etapa previa a la impresión en la industria gráfica.

 

Sin embargo, la reutilización de la información de los PDFs suele requerir el retipeo del texto, o hacer copiar y pegar, y luego corregir. Las funcionalidades de Adobe Acrobat XI pueden ayudar a tener el trabajo listo en menos tiempo, y de manera mucho más prolija. Además, Adobe XI permite generar y gestionar formularios, editar PDFs y proteger la información allí incluida. Conozca las funcionalidades que le harán ahorrar mucho, mucho tiempo.

Hace 20 años, Adobe inventó un formato de documento que fue perfeccionándose a través del tiempo. El formato PDF (Portable Document Format) es hoy un estándar abierto (ISO), y la mayoría de los programas gráficos y de autoedición pueden convertir documentos a ese formato. Su mayor ventaja: no importa qué programa se haya utilizado para crear el documento, en PDF lucirá igual que si se lo hubiera impreso y se podrá ver prácticamente desde cualquier pantalla. El moderno PDF puede además incluir links y botones clickeables, y campos de formularios. 

Sin embargo, reutilizar las tablas, el texto y cualquier otro elemento que incluya un PDF en, por ejemplo, una planilla de cálculo, una página web, o un documento de Microsoft Word suele ser incómodo. O bien hay que retipear el texto, o bien se debe “fotografiar” un segmento del PDF e incluirlo en el nuevo documento como gráfico, o bien hay que copiar y pegar y luego corregir. Y no siempre queda bien. Además, las imágenes deben ser insertadas por separado. 

Un estudio publicado por Adobe sostiene que cada empleado pierde al menos dos horas por semana reconstruyendo documentos incorrectos o perdidos. Además, pierde 2,3 horas buscando (y no encontrando documentos), y cerca de 3,5 horas a la semana compilando diferentes archivos y formatos en un documento único. 

Para resolver estos desafíos, el nuevo Adobe Acrobat XI permite: 

• Convertir archivos PDF en archivos de Office, como Excel y Word (también Powerpoint en la versión Pro). 
• Ahorrar tiempo al copiar y pegar. Ahora se puede copiar y pegar fragmentos seleccionados del PDF (por ejemplo tablas y textos con formato) en cualquier archivo de aplicación, sin perder el formato original. 
• Permite usar material ya impreso. Cuando sólo existe una copia impresa en papel, es rápido y sencillo digitalizarla y convertirla en un documento de Word que se puede editar. 

Por ejemplo, para exportar una tabla de un PDF a un Excel con el mismo formato, sólo se necesita: 

1) Seleccionar la tabla dentro del PDF. 
2) Usar el menú contextual (botón derecho del mouse) y elegir “Export Selection As”. 
3) Topear el nombre del archivo de destino y elegir el formato. 

La nueva planilla de cálculo mostrará la tabla, con el mismo formato original. 

Del mismo modo, en la versión Pro, es posible exportar presentaciones a Powerpoint. 

1) Acceder al menú de Tools, y a Content Editing. 
2) Elegir Export File to… y el formato de destino (Microsoft Powerpoint Presentation). 
3) Hacer Save.

Todas las características de Acrobat XI y cómo usarlas

Otras funcionalidades de Adobe Acrobat XI incluyen: 

• La posibilidad de editar los PDFs directamente, sin necesidad de contar con la aplicación que lo produjo. Esto permite cambiar rápidamente textos e incluso reemplazar imágenes y luego volver a generar el PDF. 
• Se pueden combinar distintos documentos (textos, presentaciones, otros PDFs) en un solo PDF, y en el orden de páginas que el usuario elija. 
• Se pueden generar PDFs protegidos con password, ya sea desde la barra de Acrobat en Microsoft Office, como directamente desde el Acrobat XI. 
• Existe una herramienta que permite ocultar o incluso remover información sensible (como nombres o números de teléfonos). 
• Se integra con Adobe FormsCentral: un servicio de nube para gestión de formularios. La app incluida en Acrobat XI en combinación con el servicio de nube permite crear formularios, distribuirlos y compartirlos (a través de e-mail, redes sociales, blogs), obtener resultados y analizarlos. Se pueden crear formularios desde cero, usar templates o reutilizar otros PDFs. 
• Mejorar las capacidades móviles. Se puede trabajar con archivos PDF en tablets y smartphones con el Adobe Reader táctil para anotar y agregar comentarios, así como para llenar y guardar formularios. 
• Incluye funcionalidades para revisar y aprobar procesos a través de múltiples revisores

Más información 
Videos en Adobe TV 
Otras herramientas de conversión (video) 

 

http://www.enterprise.itsitio.com

 

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